Privacyverklaring Amersfoortse Motor- en Automobielclub

Algemene informatie

De Amersfoortse Motor- en Automobielclub, gevestigd aan Hunsingo 11 1274 JP Huizen, is
verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze
privacyverklaring.

Het doel van de Amersfoortse Motor- en Automobielclub is gedefinieerd in de Statuten. De vereniging Amersfoortse Motor- en Automobielclub, hierna te noemen AMAC, is in 1933 opgericht en ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 815517622.

De AMAC kan niet functioneren zonder (persoons-)gegevens. Het gaat uitsluitend om (persoons-)
gegevens die nodig zijn voor bereiken van het doel van de AMAC. Op de AMAC rust de verplichting om deze persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te behandelen. In deze Privacyverklaring is op hoofdlijnen beschreven wat wij daarvoor doen.

Voor alle aanvullende informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u terecht op de website van de Autoriteit persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

Contactgegevens

https://www.amac.tv | Hunsingo 11, 1274 JP Huizen | Tel: 06-57260181
A.H. den Uyl is de Functionaris Gegevensbescherming van de AMAC.

Verzamelen van persoonsgegevens

Alle gegevens aan de AMAC worden uitsluitend vrijwillig verstrekt door bezoekers van de website en door haar leden. Dit kan plaatsvinden via de inschrijfformulieren op de website, via het algemene contactformulier op de website of in een email- of schriftelijk bericht aan het bestuur of het secretariaat. De AMAC gebruikt geen (persoons-)gegevens die zijn verzameld uit andere bronnen.

Op de website zijn verschillende invulformulieren beschikbaar. De daarin gevraagde gegevens zullen uitsluitend gebruikt worden voor het doel waartoe het formulier dient. Dit doel staat op het formulier vermeld.

Bij het van kracht worden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) waren al veel gegevens in het bezit van de AMAC. Deze gegevens zijn vrijwillig verstrekt en het doel waarvoor ze worden gebruikt – de activiteiten van de AMAC – is bekend bij de verstrekkers.

Welke gegevens worden verzameld

De volgende gegevens worden verzameld en in de administratie verwerkt:

  • Initialen
  • Roepnaam
  • Achternaam
  • Adres
  • Woonplaats
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Telefoonnummer (Mobiel/vast)
  • E-mailadres
  • Banknummer
  • Lidnummer

Doel van gegevens

De AMAC kan de gegevens die worden verzameld gebruiken voor de volgende doeleinden:

  • Het organiseren van evenementen van de AMAC. Tot evenementen worden gerekend wedstrijden, bijeenkomsten, voorlichtingen, cursussen, opleidingen, beurzen e.d..
  • Het maken van deelnemerslijsten ten behoeve van een evenement waar de AMAC zijn diensten verleend.
  • Het innen van de contributiegelden en verzenden van facturen.Het (incidenteel) versturen van andere berichten of e-mails die betrekking hebben op een evenement.
  • Het genereren van managementinformatie voor de bestuurlijke werkzaamheden van de AMAC.
  • Het aanleggen en bijhouden van een historisch archief van de AMAC.

Gebruik van gegevens

Gegevens die door een lid aan de AMAC zijn verstrekt, kunnen worden gebruikt door:

  • De bestuursleden
  • De ledenadministrateur

Gegevens verstrekken aan derden

Gegevens die door een lid aan de AMAC zijn verstrekt zullen nooit aan derden worden doorgegeven. Er zijn echter enkele uitzonderingen op deze regel:

  • Wanneer er een gerechtelijk bevel is uitgevaardigd om gegevens te verstrekken.
  • NAW bestanden aan een drukker voor het versturen van een gedrukt medium.
  • Uitsluitend de noodzakelijke gegevens aan organisatoren van evenementen voor o.a. verzekeringsdoeleinden en verdeling over het evenement.
  • Uitsluitend de noodzakelijke gegevens aan de NRF.
  • NAW gegevens aan dienstverleners die worden ingeschakeld ter ondersteuning van de werkzaamheden van het bestuur en door het bestuur aangestelde functionarissen, zoals een bank, een administratiekantoor of een accountant.

Aanpassing van persoonsgegevens

Op grond van artikel 13 lid 2 sub b AVG heeft een ieder recht op inzage van en rectificatie of wissing van zijn persoonsgegevens of beperking van de hem betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraaghaarheid. U kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen via emailadres secretaris@amac.tv.

Op andere wijze doorgegeven wijzigingen (b.v. telefonisch, d.m.v. berichtenapps, via social media e.d.) zullen niet worden verwerkt.

Ieder verzoek daartoe dient te worden vergezeld van een kopie van een geldig identiteitsbewijs, waarop u uw handtekening heeft gezet en onder vermelding van het adres waarop er met u contact kan worden opgenomen. Maak in deze kopie de MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van de privacy. Binnen 1 maand na het ingediende verzoek, krijgt u antwoord op uw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en het aantal van de verzoeken kan deze termijn indien nodig met 2 maanden worden verlengd.

Bewaren van gegevens

De AMAC beheert een historisch archief met gegevens over de AMAC en haar activiteiten (b.v. deelnamelijsten aan evenementen). Dit archief is bedoeld voor het vastleggen van de geschiedenis van de AMAC en draagt in belangrijke mate bij aan het doel van de AMAC. Verzamelde gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is.

Desgevraagd kan een lid door middel van het algemene contactformulier op de website, via een email of een schriftelijk bericht aan het secretariaat verzoeken om gegevens te verwijderen. De AMAC zal dit in een redelijke termijn en naar vermogen doen. Een verzoek tot het verwijderen van alle gegevens betekent dat het lid niet meer is op genomen in de historische overzichten en dat de AMAC het lid niet meer kan informeren over toekomstige activiteiten. De lijsten en andere overzichten met gegevens die in het verleden zijn verspreid, m.n. in hardcopy, vallen buiten de invloedssfeer van de AMAC.

Beheer website

De website https://www.amac.tv staat onder beheer van de AMAC. De website maakt geen gebruik
van (functionele) cookies.

De in omloop zijnde Facebookpagina’s en Twitteraccounts staan niet onder beheer van de AMAC.

Beveiliging

De gegevens die een verenigingslid aan de AMAC heeft verstrekt, worden in een fysiek en digitaal beveiligde omgeving opgeslagen (de ledenadministratie). Deze gegevens worden altijd in digitale vorm en indien nodig als hardcopy opgeslagen. De gegevens die uit de ledenadministratie worden verzameld voor de hierboven genoemde doeleinden worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid gebruikt. Als de gegevens digitaal worden verwerkt op ICT-apparatuur dan is deze met gangbare en up-to-date antivirus software beveiligd. Gegevens op papier worden eveneens op een veilige manier opgeslagen en gebruikt. De uit de ledenadministratie verstrekte gegevens bevatten vertrouwelijke gegevens en worden vernietigd zodra deze geen waarde meer hebben voor het gebruiksdoel.

De AMAC neemt de bescherming van gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als er twijfel bestaat dat gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via secretaris@amac.tv.

Datalekken

Bij het opslaan en verwerken van gegevens kan het ondanks de betrachte zorgvuldigheid voorkomen dat gegevens verloren gaan of in handen komen van anderen. Een dergelijk datalek kan niet volledig worden uitgesloten. Als een datalek wordt vermoed of vastgesteld zal het bestuur (c.q. de secretaris) direct worden geïnformeerd. Daarbij zal het bestuur direct een onderzoek starten om de impact van het datalek te kunnen bepalen en worden passende maatregelen getroffen om schadelijke gevolgen te beperken. In voorkomend geval zal de Autoriteit Persoonsgegevens worden geïnformeerd.

Vragen

Bezoekers van onze website en leden kunnen met vragen over onze Privacyverklaring terecht bij de AMAC door gebruik te maken van het op deze site beschikbare algemene contactformulier of door een schriftelijke vraag aan het secretariaat.

Wijzigingen

De Privacyverklaring is beschikbaar op de website en kan desgevraagd in hardcopy worden verstrekt aan leden. De AMAC is gerechtigd de inhoud van de Privacyverklaring te wijzigen. De wijzigingen zullen in de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering worden geaccordeerd.

Copyright © 1933 - 2019 AMAC. All rights reserved.